メールを独自ドメインでIMAP運用をしてましたが、かなり前にGMailに移行しました。
その際にいくつか使うルールをそれまでと変えて運用することにしました。
意外にこの方法を取る人がいないので参考に。
・メールのインボックスに既読は基本、置かないということに
置く必要性のあるメールは参照が必要なもので、最近だと未発送のネット通販だけになりました。
それ以外はなんらかのラベルをつけてアーカイブします。
これにより、アーカイブで引っ張れないようなものは全て検索で見つけるという流れになります。
なお、各種サービスのログインIDなどは引きやすいようにスターをつけておいてます。
・友人のラベルは、基本一人一ラベル
まとめるとあとで面倒なので。
大体、その他大勢でまとめられるような人はその後、ほとんどアクセスしません。
・物によっては複数ラベルの使用を
属性がある場合、そのほうが見分けやすいので。
ただ、これで検索性が上がるわけでもないのでなかなか微妙です。
同じラベルをつけたメールが多くなった場合、やはり検索に頼りますし。
・Myコンタクトは必要最低限にしておく
まあ、それだけ人間関係が少ないだけだとは思いますが、アクセスをよくするために身軽になることは重要かと。
基本、速く閲覧、作業しやすいようにしました。
変に溜め込んだりする方向だと、だいたい、作業が思考がストップすることが多いと思います。
また、iPhoneと同期を取るにしてもInboxは少ないほうが速いです。
これらは自分の人間関係、作業状態なので人によってはビジネスや学生時代の旧友とか多岐に渡るので正解というものはないと思います。
ただ、アクセスをしやすいような形に変えるのは日々の行動をメールにおいて実践できるので一考するのもいいのではないでしょうか。
もし、Gmail以外の利用の人は作業消化において他のメールよりもGMailは意識化しやすいので試しに利用してみるのもいいと思います。